Avtalshantering
Avtalshantering i SharePoint
Genom att hantera avtal i SharePoint kan man koppla på ett antal smarta flöden på sina avtalsbibliotek. Vår avtalshantering är byggd med ”out of the box”-lösningar, vilket gör den enkel att exportera och integrera i er Microsoft 365-miljö.
Produkterna som används för att bygga avtalshanteringen är Power Automate (för automatisering), SharePoint (för lagring av filer), och Outlook eller Teams (för påminnelserna). Skrolla ned så får du läsa precis hur den fungerar!
Produkter som används
Power Automate
SharePoint
Outlook
Skräddarsy kolumner
Använd SharePoints inbyggda metadatakolumner för att lagra information om varje avtal. Exempelvis vem som är ansvarig, start- och slutdatum, samt vilket datum påminnelse ska skickas.
Anpassade vyer
Sortera, gruppera och filtrera avtalen baserade på skräddarsydda kolumner. Formatera färger för att snabbt se vilka avtal som löper ut. Skapa smarta vyer som visar t.ex. "Mina aktiva avtal" eller "Alla avtal".
Automatiska påminnelser
Med hjälp av automatiserade flöden skickas aviseringar till de personer som ansvarar för respektive avtal, vid förbestämda datum. Aviseringarna kan skickas via e-post eller chattmeddelande i Teams.
Integreras med Teams
Använder er organisation Microsoft Teams? Avtalshanteringen kan då bäddas in direkt i en eller flera Teamskanaler och era medarbetare kan ladda upp och arbeta med avtalen direkt från Teams.
Hur fungerar vår avtalshantering?
SharePoint är ett otroligt kraftfullt verktyg för dokumenthantering och i kombination med Microsoft Power Automate så öppnas närmast oändliga möjligheter att automatisera era processer och flöden.
Ett exempel på hur man kan nyttja dessa produkter tillsammans är vår avtalshantering som kombinerar SharePoints smidiga dokumentbibliotek med ett flöde byggt i Power Automate.
Det finns många fördelar med att jobba med sina avtal i SharePoint, inte minst sparar det pengar då du slipper investera i dyra, externa system som dessutom innebär ett extra konto för dina medarbetare att hålla koll på. Har du redan idag Microsoft 365-licenser så har du redan allt som krävs för att komma igång med avtalshantering i SharePoint.
I avtalshanteringen jobbar du med t.ex. inscannade PDF:er som taggas med metadata såsom start- och slutdatum, vem som är ansvarig för avtalet och om det fortfarande är aktivt eller inte. Vilka kolumner som ska användas är upp till er men några vanliga exempel kan ni se på bilden nedan (där ni också kan notera den villkorsstyrda formateringen som markerar datum som passerats).
Givetvis kan vi använda metadata (våra egna kolumner) för att enklare hitta det vi söker, t.ex. genom att sortera, filtrera eller grupper på värdet i kolumnerna. Vi kan t.ex. enkelt filtrera ut alla aktiva avtal och visa dessa grupperade efter vilken kategori de tillhör eller varför inte filtrera ut enbart aktiva avtal som den aktiva användaren står som ansvarig för? Alla dessa inställningar sparas enkelt i fördefinierade vyer så att man snabbt hittar precis det innehåll man vill se:
PDF-filer och förhandsgranskning
Du kan enkelt granska filerna direkt i SharePoint och redigera metadata för dokumentet direkt från denna förhandsgranskning. Dessutom OCR-tolkas alla PDF:er som laddas upp i SharePoint vilket betyder att allt textinnehåll i avtalen också blir sökbart!
Inbyggd versionshistorik
Sist men inte minst finns det mängder av andra smarta funktioner inbyggda i SharePoint som du får på köpet genom att bygga avtalshanteringen på denna plattform, t.ex. har alla dokument som standard versionshistorik så att du snabbt och enkelt kan gå tillbaks och titta på tidigare versioner av ditt avtal men också se en tydlig logg på hur metadatan förändrats över tid.
Intresserad?
Kontakta oss för att boka en kostnadsfri demonstration av avtalshanteringen.