När man börjar arbeta med sina filer i Teams/SharePoint upplever många att det kan kännas lite jobbigt och krångligt att komma åt sina filer. Man måste plötsligt hoppa mellan en massa olika Team och kanaler, eller rentav olika SharePoint-webbplatser. Men tänk om det fanns ett sätt att få tillbaka kontrollen över filerna till utforskaren på datorn?
Synkronisera filer från Teams eller SharePoint till OneDrive
För att synkronisera filerna från Teams eller SharePoint (det är samma sak) ska vi börja med att gå till SharePoint.
Det finns en genväg till SharePoint från ”Filer”-fliken i valfritt Team.
Anledningen till att vi inte använder ”Synkronisera”-knappen direkt i Teams (som ni kanske såg i föregående steg) är för att vi då endast skulle synkronisera just den kanalens dokumentbibliotek.
I skärmdumpen till vänster ser ni att vi har hamnat under ”Dokument > Support”.
Klicka på ”Dokument” för att se hela dokumentbiblioteket.
Nu kan vi klicka på ”Synkronisera” för att synkronisera hela dokumentbiblioteket (inklusive filerna från alla kanaler om man har Teams).
Det kan hända att din webbläsare frågar dig om det var meningen att öppna OneDrive.
Kommer detta fönster upp behöver du klicka på ”Öppna” eller ”Godkänn”.
Om det är första gången du synkroniserar SharePoint och OneDrive kan du behöva logga in i OneDrive. Logga in med ditt arbetskonto och följ instruktionerna i OneDrive.
När du gått igenom alla steg kommer du få valet att öppna din OneDrive-mapp.
När du öppnar din OneDrive-mapp i utforskaren ser du några nya saker:
- Din organisation syns längst till vänster med ett litet höghus brevid. Det är snabblänken för att komma in i dokumentbiblioteken du har synkroniserat.
- En ”Status”-kolumn har dykt upp till höger om dina mappar. Denna kolumnen visar att mapparna är anslutna till molnet.
När du sedan öppnar en fil kommer status-symbolen att ändras till någon av följande:
- Två pilar som snurrar runt varandra innebär att den håller på synkroniserar med molnet.
- Grön bock med vit bakgrund = filen/mappen finns synkroniserad till din dator och du kommer åt den utan även internetåtkomst.
- Vit bock med grön bakgrund = filen/mappen finns tillgänglig precis som med den andra bocken, men nu kommer den inte heller att rensas bort från datorn även om du inte skulle använda filen på ett tag.
När du högerklickar på en fil i en av dina synkroniserade mappar kommer du nu att ha en OneDrive-meny. Den symboliseras av det blå molnet brevid ”Visa online”.
”Inställningar” tar dig till OneDrive-inställningarna där du kan avsluta synkronisering och kontrollera status, bland annat.
”Behåll alltid på den här enheten” gör att du kan använda filerna även om du inte skulle ha internetåtkomst. Det är denna knapp som gör att du får den vita bocken med grön bakgrund beskriven ovan.
”Frigör utrymme” synkar och sedan tar bort lokala kopior av filer. De återställs då till ”moln”-nivå och tar inte längre någon plats på din dator.
Nu är det klart!
Nu är synkroniseringen klar och du kan använda dina molnfiler som om de fanns lokalt på din dator!
